Organisatieontwikkeling

In 2015 en 2016 is veel energie van de organisatie gestopt in de samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering Brabantse Wal. In 2016 is besloten om deze samenwerking die op dat moment gericht was om te komen tot een personele fusie niet door te laten gaan en op een andere wijze te bezien of samenwerking mogelijk is. Daarnaast is eind 2016 de procedure tot werving van de gemeentesecretaris/ algemeen directeur afgerond en per 1 december jl. feitelijk ingevuld. Beide aspecten hebben er toe geleid dat de focus op een toekomstbestendige organisatie niet de boventoon heeft gekregen. Dit blijkt ook uit een analyse die, via een nul-meting, door medewerkers van de organisatie is uitgevoerd. Hierbij is gebruik gemaakt van het overheidsontwikkelmodel. Ondanks de resultaten van de nulmeting kan gesteld worden dat veel inhoudelijk projecten alsmede uitvoering van dienstverlening de afgelopen periode tot goede resultaten hebben geleid.

Afbeelding: Nulmeting overheidsontwikkelmodel. In bovenstaand plaatje is de binnenste lijn de nul-meting en de buitenste lijn de norm waar de organisatie grosso modo moet staan gegeven de maatschappelijke verwachtingen van een gemeentelijke organisatie.

Het werken in een omgeving waarbij integraliteit, transparantie, het continue meebewegen met maatschappelijke bewegingen en ontwikkelingen vraagt om een wendbare en krachtige organisatie. Dit vraagt om een heldere visie op de organisatie en op de ontwikkeling van de organisatie. Hierbij is het ook nodig om inzicht te krijgen van de talenten/kwaliteiten van alle medewerkers. Op deze wijze kan werk worden gemaakt van een strategische personeelsplanning met de (toekomstige) maatschappelijke opgaven in het vizier. Hoewel eerder gepland is deze exercitie niet uitgevoerd. Een toetsing van de formatieomvang is hierbij ook nodig. Dit omdat nu niet helder en duidelijk is of de huidige formatie-omvang past bij de taken die de organisatie moet uitvoeren.

Om deze doorontwikkeling mogelijk te maken is er voor de komende jaren een programma op te stellen voor de verbetering van de bedrijfsvoering en organisatie in algemene zin. Voor het zomerreces wordt hiervoor een plan van aanpak gemaakt om – in samenspraak met personeel en inspraakorganen – dit programma aan het einde van jaar in beeld te hebben.

Duidelijk is dat deze doorontwikkeling een investering vraagt van de organisatie/personeel waarbij op dit moment de structurele budgettaire gevolgen voorlopig als pm worden opgenomen. Voor 2017 en 2018 worden nu eenmalige middelen gevraagd voor dit traject van € 200.000,- per jaar. Jaarlijks zal verantwoording afgelegd worden waar deze gelden op zijn ingezet en wordt de relatie gelegd met de voortgang van het uit te voeren programma.

Los van de organisatieontwikkeling kampt de organisatie nu al met een aantal knelpunten. Om de continuïteit in onze bedrijfsvoering te garanderen en om te voldoen aan wet- en regelgeving moeten wij maatregelen treffen. Het gaat om de volgende vier knelpunten:

Informatiebeveiliging en Privacy.

Om te voldoen aan alle wettelijke eisen op het gebeid van informatieveiligheid en privacy is het noodzakelijk vanaf 1 mei 2018 de formatie uit te breiden met 1 fte.

Sociaal domein

Hier is een uitbreiding berekend van 1,5 fte structureel. In 2017 hebben we de formatie tijdelijk uitgebreid met 0,5. Deze maken we structureel. Het verschil van 1 fte zetten we incidenteel in voor 2018, in afwachting van een formatiescan voor het sociaal domein.

TIP (Telefonisch Informatie Punt)

Wij hebben een structurele uitbreiding opgenomen van 0,5 fte. Deze 0,5 fte wordt in 2017 al incidenteel opgelost, maar vanaf 2018 nemen we deze structureel op. Voor 2018 is verder een eenmalige extra impuls nodig van 0,3 fte.

Budget voor inhuur

Om de continuïteit van de dagelijkse bedrijfsvoering te kunnen waarborgen, is het nodig om snel te kunnen handelen bij ziekte. Een gangbaar percentage in gemeenten van dezelfde grootte is ongeveer 1,5%. Voor Steenbergen betekent dit een bedrag van € 150.000,-. In Steenbergen zitten we nu op € 88.000,-. Wij volstaan op dit moment met verhoging van het budget met € 12.000,- tot € 100.000,-.

De uitgebreide toelichtingen treft u aan bij de verdieping op de programma's (hoofdstuk 6)

Opties

Deel deze pagina: