Noodzakelijke bijstellingen

Regisseurs Bestuurlijk Opgaven

Eerder is de raad geinformeerd over de gevolgen van het regeerakkoord en de noodzaak van regie op bestuurlijke opgaven. De kern van de boodschap in deze raadsmededeling was dat we met onze organisatieontwikkeling op de juiste weg zijn. De ambities van het kabinet en onze eigen ambities sluiten naadloos op elkaar aan. Dit betekent dat we naar buiten moeten, dat we moeten ophalen wat er leeft, dat we moeten netwerken, dat we zichtbaar moeten zijn op (boven)regionale tafels en dat we ook de omvangrijke maatschappelijke opgaven dienen te vertalen naar een heldere bestuurlijke opdracht aan de ambtelijke organisatie. Om invulling te kunnen geven aan deze werkwijze wordt er gestart met een pilot van 2 jaar om de regie op de bestuurlijke opgaven te organiseren.

Transitie Concerncontrol

Met het oog op het afscheid van de concerncontroller op 1-7-2019 is de rol van de concerncontroller tegen het licht gehouden. Parallel aan de ontwikkelingen in de organisatie is gekozen voor een andere invulling. De nieuwe rol van een concerncontroller zal zich meer gaan richten op de bestuurlijke planning en control en kwaliteitsontwikkeling.

Om de transitie te kunnen realiseren van oud naar nieuw is de functie al vroegtijdig opengesteld. Dit leidt tot extra eenmalige kosten. In 2018 kunnen we die opvangen binnen bestaande budgetten. Voor 2019 lukt dat niet en wordt een beroep gedaan op de Algemene Reserve.

Toekomstbestendige ICT

Onlangs is de raad geïnformeerd (raadsmededeling BM1801685 d.d. 24 april 2018) over het vooronderzoek naar een eventuele samenwerking op het gebied van de ICT. Willen we in kunnen spelen op de hedendaagse eisen en wensen van inwoners, bedrijven, instellingen en medeoverheden zijn we afhankelijk van een goed ICT landschap en organisatie. We zijn kwetsbaar als kleine gemeente. Verder is het de vraag of we voldoende weerbaar zijn voor allerlei bedreigingen van buitenaf en we hebben te weinig digitale slagkracht en innovatief vermogen om nieuwe technische ontwikkelingen op te kunnen pakken. Daardoor zijn we niet toekomstbestendig en dat moet veranderen. We hoeven daarbij echt geen koploper te zijn, maar we moeten kunnen vertrouwen op een degelijke en betrouwbare ICT. Daarom hebben wij een vooronderzoek uitgevoerd. Daarbij is gekeken op welke manier we dit kunnen realiseren en hebben we in kaart gebracht wat er nodig is als we als gemeente zelf de verbetering gaan oppakken. Verder is gekeken of we de ICT beter kunnen onderbrengen in een grotere, professionele ICT organisatie. Daarbij is gekeken naar twee partijen, Equalit en ICT West Brabant West.

Uit dit vooronderzoek is gebleken dat het aansluiten bij Equalit het best aansluit bij onze doelstellingen. Zoals aangegeven in de raadsmededeling heeft dit geleid tot een intentieovereenkomst tussen de gemeente Steenbergen en de gemeente Oosterhout, vertegenwoordiger van Equalit.

In het vooronderzoek zijn ook de financiële consequenties op hoofdlijnen in kaart gebracht. Alle scenario’s leiden tot extra kosten, maar de samenwerking met Equalit leidt tot het meest gunstige prijskaartje. Daarbij hebben we te maken met structurele en incidentele lasten. De structurele lasten hebben betrekking op de jaarlijkse bijdrage en de incidentele lasten hebben betrekking op eenmalige investeringen en afboekingen van de boekwaarde van de huidige ICT investeringen. Het komt neer op een extra jaarlast op onze exploitatie van € 425.000,- en een eenmalige investering van € 320.000.,- De zelf doen variant (verder doorgroeien naar een eigen professionele ICT organisatie) leidt tot aanzienlijk hogere kosten. Dat wordt mede veroorzaakt door het feit dat we moeten investeren in nieuwe systemen (bijvoorbeeld een zaaksysteem om volledig digitaal te werken) terwijl Equalit hiervoor een standaard pakket kan leveren in het dienstverleningspakket.

In deze perspectiefnota vragen wij u nog geen besluit te nemen over het al dan niet overgaan tot een samenwerking. Daarvoor komen we binnenkort bij u terug. Wel is het van belang om ons financieel voor te bereiden op deze stappen. Dat doen we door in onze meerjarenbegroting nu al rekening te houden met de – niet te vermijden - financiële gevolgen. Uit oogpunt van zorgvuldigheid (het gaat om de toekomst van een aantal van onze medewerkers) gaan wij uit van een start in het eerste halfjaar van 2019.

Organisatieontwikkeling

Op 1 mei 2018 is de nieuwe organisatiestructuur ingegaan. Daarmee is een volgende formele stap gezet in de doorontwikkeling van de organisatie. Na twee jaar (2020) volgt een evaluatie. In de voorgaande perspectiefnota zijn er voor 2017 en 2018 eenmalige middelen beschikbaar gesteld (twee maal € 200.000,-). De structurele gevolgen zijn als pro memorie opgenomen. Om de ontwikkeling te kunnen afronden wordt ook voor 2019 een eenmalige bijdrage gevraagd van € 200.000,- om te investeren in de verbetering van de bedrijfsvoering. Dat moet leiden tot het wegwerken van achterstanden, een betere sturing op inzet van onze capaciteit en het beter inrichten en stroomlijnen van de processen. Kortom, de basis op orde.

Op dit moment lopen er twee onderzoeken die van belang zijn voor de organisatie: er wordt een formatieonderzoek uitgevoerd om te bepalen wat de benodigde formatie moet zijn voor het realiseren van onze ambities en uitvoering van onze taken. Daarnaast is het project Strategische Personeels Planning (SPP) gestart om in beeld te brengen op welke wijze we de vaardigheden en talenten van onze medewerkers het best kunnen inzetten.

De nieuwe manier van werken, vanuit een goede basis, moet op termijn leiden tot een efficiëntere manier van werken. Dit brengt voordelen met zich mee, ook financieel. Het ligt in onze bedoeling deze voordelen voor de raad goed zichtbaar te maken . Financiele ruimte die daardoor vrijkomt kan anders worden ingezet.

Investeren in opleiden

Bij de verdere doorontwikkeling behoort ook een opleidingsbudget dat voldoet aan de eisen van een wendbare en krachtige organisatie. In 2019 zal voor de ontwikkeling van de talenten en kwaliteiten van de medewerkers gebruikt gemaakt worden van het eenmalige organisatieontwikkelingsbudget. Vanaf 2020 zal het huidige opleidingsbudget worden bijgestuurd middels een groeimodel zodat het op een marktconform percentage van de loonkosten zal uitkomen. Voor deze perspectiefnota komt het neer op een extra jaarlast van € 25.000,- in 2020, € 50.000,- in 2021 en € 75.000,- in 2022.

Versterken BackOffice sociaal domein

Zoals u inmiddels weet zijn wij bij het opstellen van de jaarrekening 2017 geconfronteerd met een tegenvaller op de uitgaven voor Jeugd. Deze tegenvaller is veel te laat aan het licht gekomen en heeft pijnlijk inzichtelijk gemaakt dat een goede bedrijfsvoering onontbeerlijk en onontkoombaar is om grip te houden op de budgetten. Temeer omdat deze budgetten al (te) krap zijn en er vanuit het Rijk geen compensatie valt te verwachten. Dit vraagt om een strakke sturing, een effectieve informatievoorziening en een kwaliteitsbewaking van de besluiten die worden genomen. Daarom is het belangrijk te investeren in een aantal cruciale functies in de BackOffice, te weten applicatiebeheer, kwaliteitscontrole, gegevensbeheer en informatievoorziening. In totaal vraagt dat om een versterking van ongeveer 2 ½ fte. Uiteraard wordt de inbedding van deze functies afgestemd op de benodigde formatie van de gehele organisatie.

Capaciteitsknelpunten Ruimtelijke Ordening

De economie trekt aan en dat merken we. Dit leidt tot een toename van initiatieven van derden (bijvoorbeeld voor woningbouwprojecten, bedrijfsvestiging en – verplaatsing en particuliere initiatieven). Omdat deze plannen beoordeeld moeten worden door de gemeente vraagt dit om meer capaciteit bij het behandelende team. Wij hebben een doorkijk gemaakt van de initiatieven en benodigde tijd en stellen vast dat de formatie met ongeveer 1 ½ fte moet worden uitgebreid voor een periode van 3 jaar. In 2021 treedt immers de Omgevingswet in werking. De impact daarvan op de organisatie is nog niet bekend. Dat vraagt verder onderzoek en dan pas kunnen we inschatten wat de eventuele structurele component wordt. Wij gaan ervan uit dat wij de extra lasten van de formatie-uitbreiding volledig kunnen doorleggen naar de initiatiefnemers.